الكرة الطائرة pptx

المحضر

ما هو المحضروأهميته وما هي مميزاته؟ وما هي خطوات كتابة محضر اجتماع مثلا؟

ما هو المحضر ؟

يعرف المحضر بأنه : تلخيص وتدوين لأبرز النقاط الرئيسة التي دارت في اجتماع أو حادثة أو ما أشبهها ، بحيث تسجل فيه القرارات والتوصيات التي اتخذت وتمّ التوصل إليها .

وللمحضر أهمية بالغة؛ كونه يعدّ توثيقاً لنقاط مهمة يتم الرجوع إليه وقت الحاجة .

أهمية المحضر:

                  تحفظ المحاضر نشاط التنظيم من الضياع وتمنع المغالطات والالتباس الذي ينشأ عن النسيان مستقبلاً. وهي دليل كاف عن الأعمال التي تم النظر فيها في كل اجتماع وحجة أقوى من شهادة الأعضاء الذين شاركوا فيها. ومحضر كل اجتماع هو سجل أمين لما تم فيه، لكنه لا يعطي أي شرعية لأي عمل غير قانوني تم فيه. إذا لم يحتفظ التنظيم بمحاضر معتمدة، يصبح ضعيفاً جداً أمام المنازعات القضائية وغيرها، فالقضاء يبحث عن البينات في المحاضر الصحيحة.

خطوات كتابة محضر الاجتماع:

 - الاستعداد للاجتماع من خلال إحضار قلم ومفكرة، أو يفضل إحضار أجندة مخصّصة لمحاضر الاجتماعات، أو يمكن استخدام الحاسب الآلي في حال كان كاتب المحضر يجيد الطباعة.حتى يمكن تدوين أكبر قدر ممكن من الملاحظات

 - يُراعى تدوين تاريخ وموعد انعقاد الاجتماع؛ بحيث يتم ذلك باليوم والتاريخ والساعة والمكان.

 تسجيل الحضور بالاجتماع، من خلال تدوين أسماء الحاضرين في الاجتماع، أمّا إذا كان العدد كبيراً فيمكن عمل ورقة وتوزيعها على الحضور لكتابة أسمائهم وأيّ معلومات أخرى.

 - قراءة أجندة الاجتماع؛ حيث تحتوي الأجندة على المواضيع المراد مناقشتها في الاجتماع وفتح المجال للتعديل عليها من قبل الحضور من حيث الحذف أو الإضافة أو غيرها.

 - الاحتفاظ بمحضر الاجتماع السابق؛ حيث لا بد من إحضاره، فقد تُطلب قراءته على الحضور لمعرفة آخر المستجدات ومتابعة ما تم الاتفاق عليه مسبقاً، ويفضل أن تكون هناك عدّة نسخ منه توزّع على الحضور.

 - الإيجاز عند التدوين ولا يُشترط كتابة كل التفاصيل، وذلك من خلال تدوين النقاط الرئيسية والقرارات المتخذة أو ما تم التوصل إليه.

 - ضمّ جميع المذكرات والتقارير لمحضر الاجتماع، أي وضع أي تقارير تمّت مناقشتها في الاجتماع مع محضر الاجتماع.

 - التركيز على أي مهام يتم التكليف بها، من خلال كتابة أي تكليف أو مهمة والشخص المكلف بها، بالإضافة لمتابعة مدى التزام الأشخاص المكلفون بمهام في الاجتماع السابق.

 - التدوين لآلية اتخاذ القرارات؛ حيث إنّ بعض الاجتماعات يتم فيها تصويت على نقاط خلافية، فمن هنا يجب تدوين عدد الأصوات الرافضة وعدد الأصوات الموافقة بالإضافة للقرار النهائي.

- استكمال أيّ معلومات ناقصة بعد الاجتماع بشكل مباشر، من خلال العودة لأصحاب الشأن.

 - كتابة موعد انتهاء الاجتماع والتأكد من الحصول على جميع المستندات والأوراق المهمة مثل كشف الحضور، والمذكرات والتقارير.

 - المبادرة فوراً بكتابة الصيغة النهائية لمحضر الاجتماع دون تأجيل حتى تكون هناك سهولة في استرجاع المعلومات المهمة، وتوزيع المحضر على الأشخاص الذين تم تكليفهم بمهام معينة ومتابعتهم.
***************

  المتعلم المثقف

***************